Chọn nhà cung cấp vật tư vệ sinh cho tòa nhà không chỉ là so giá mỗi thùng giấy. Với ban quản lý tòa văn phòng ở Hà Nội và nhà thầu vệ sinh lo vài tòa cùng lúc, phần khó nằm ở vận hành: giấy mua một nơi, xà phòng mua nơi khác, hoá đơn mỗi bên một kiểu, xe hàng tới đúng giờ tòa nhà không cho nhận, kho tầng hầm chật vì hàng về một lần quá nhiều.
Trả lời ngắn: trước khi ký, hãy hỏi mọi nhà cung cấp 7 câu về danh mục một đầu mối, pháp nhân và hoá đơn VAT, giao nhận tại tòa nhà, gộp đơn nhiều tòa, chia đợt cho kho nhỏ, mẫu thật và cách tính giá. Mỗi mục nói vì sao câu đó quan trọng, nên hỏi gì, và Thế Giới Giấy Hà Nội trả lời ra sao; chỗ nào chúng tôi chưa công bố thông tin, bài ghi rõ để bạn hỏi thẳng.
Chuẩn bị gì trước khi xin báo giá
Báo giá chỉ so được với nhau khi các bên nhận cùng một đầu bài. Trước khi liên hệ, gom sẵn mấy thông tin sau và gửi giống hệt nhau cho mọi nhà cung cấp:
- Số tòa và địa chỉ từng tòa, kèm người ký nhận hàng ở mỗi nơi.
- Số tầng, số khu vệ sinh, số lavabo, và khu nào đông nhất, ví dụ tầng có căng tin hay phòng họp lớn.
- Loại giấy, mã hàng đang dùng và lượng dùng mỗi tháng, lấy từ phiếu xuất kho vài tháng gần nhất.
- Quy định nhận hàng của tòa: giờ được nhận, lối xuống tầng hầm, thang hàng, có phải đăng ký xe trước không.
- Thông tin xuất hoá đơn: hoá đơn đứng tên ban quản lý, chủ đầu tư hay nhà thầu; tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ nhận.
Có bộ thông tin này, các báo giá đặt cạnh nhau mới so được.
1. Một đầu mối có lo đủ vật tư cho cả tòa không?
Câu về danh mục nên hỏi đầu tiên, vì một tòa văn phòng cần nhiều hơn giấy vệ sinh: toilet công cộng cần giấy cuộn lớn và hộp đựng, lavabo cần khăn lau tay và xà phòng, khu vệ sinh nam cần khử mùi, pantry và sảnh cần túi rác. Mỗi thứ một nơi là thêm báo giá, thêm lượt giao, thêm chứng từ phải đối soát.
Câu nên hỏi: danh mục có những nhóm nào, hộp đựng có đi cùng loại giấy không, mã nào hợp khu đông người.
Thế Giới Giấy Hà Nội trả lời: danh mục chia 6 nhóm: giấy vệ sinh cuộn lớn, giấy vệ sinh cuộn nhỏ, khăn giấy lau tay, khăn ăn và khăn giấy lụa, hộp đựng giấy và thiết bị, hoá chất và vật tư vệ sinh. Giấy, khăn và hộp đựng mang các thương hiệu An Khang, Roto, Japani của Thế Giới Giấy. Với tòa văn phòng, có thể bắt đầu xem từ các mã sau:
- Giấy vệ sinh cuộn lớn: An Khang Caro500 (AKC500), An Khang Caro600 (AKC600), An Khang Soft700 (AKS700), An Khang Soft900 (AKS900).
- Hộp đựng: Roto3203A (RT3203A), Roto5822I (RT5822I), hộp khăn lau tay Roto8038A (RT8038A).
- Khăn lau tay: Roto 20-2 lớp (RT20-2), An Khang 20-2 lớp (AK20-2).
- Xà phòng, khử mùi, rác: Roto Care500 (RC500), bình Roto811 (RT811), máy xịt phòng Roto816 (RT816), máy xịt khử mùi bồn tiểu Roto825 (RT825), túi rác Eco.
Thông số từng mã xem ở các trang giấy vệ sinh cuộn lớn, khăn giấy lau tay, hộp đựng giấy và thiết bị và hoá chất, vật tư vệ sinh. Gửi danh sách khu vệ sinh để văn phòng đề xuất mã cho từng khu.
2. Người bán là ai, hoá đơn VAT xuất từ pháp nhân nào?
Trước khi ký, hỏi tên pháp nhân và mã số thuế sẽ đứng trên hoá đơn, rồi đối chiếu với hợp đồng. Với ban quản lý, hoá đơn VAT đúng pháp nhân thường là chứng từ cần có để thanh toán; với nhà thầu, đó là căn cứ đối soát với chủ đầu tư từng tòa. Hỏi thêm hàng do ai làm ra: bên bán là nhà sản xuất, văn phòng của hãng hay đơn vị mua đi bán lại.
Thế Giới Giấy Hà Nội trả lời: chúng tôi là văn phòng Hà Nội của Công ty Cổ phần Thế Giới Giấy (Paper World). Hoá đơn VAT xuất từ Công ty Cổ phần Thế Giới Giấy, mã số thuế 0308023320. Công ty thành lập năm 2009, ra mắt giấy vệ sinh cuộn lớn An Khang năm 2010 và có 18.000 khách hàng tổ chức trên toàn hệ thống.
Về nguồn hàng: các mã giấy An Khang, Roto, Japani làm từ bột giấy nguyên sinh, theo tiêu chí 5 KHÔNG của hãng: không nước thải, không rác thải, không khói bụi, không chất tẩy trắng độc hại, không giấy tái chế. Hộp Roto RT3203A, RT8038A và bình xà phòng RT811 ghi xuất xứ Malaysia.
3. Có giao tận tòa nhà, theo đúng quy định nhận hàng không?
Ở Hà Nội, giao hàng cho tòa văn phòng phụ thuộc cả nhà cung cấp lẫn tòa nhà. Nhiều tuyến phố nội đô chỉ cho xe tải vào theo khung giờ được phép, còn mỗi tòa có giờ nhận hàng, lối xuống tầng hầm, thang hàng và bảo vệ ký nhận riêng. Các khu văn phòng phía tây như Mỹ Đình, Cầu Giấy, Từ Liêm có nhiều tòa cao tầng, mỗi tòa một quy định.
Câu nên hỏi: giao tới tận tòa hay chỉ tới chân đường; hàng để ở kho tầng hầm hay đưa lên từng tầng; ai ký nhận; thùng bị ướt, móp khi nhận thì đổi thế nào.
Thế Giới Giấy Hà Nội trả lời: chúng tôi giao tận nơi tới mọi quận nội thành Hà Nội. Khi xin báo giá, gửi kèm quy định nhận hàng của tòa (giờ, lối vào, thang hàng, người ký nhận) để hai bên thống nhất lịch giao từ đầu. Thời gian giao sau khi chốt đơn và chi phí giao chưa được công bố trên web; bạn hỏi thẳng khi nhận báo giá, chúng tôi trao đổi cụ thể theo từng đơn.
4. Nhà thầu lo nhiều tòa có gộp được một đơn không?
Gộp đơn là câu hỏi dành cho nhà thầu vệ sinh. Mỗi tòa một đơn nghĩa là bấy nhiêu báo giá, lượt giao và bộ chứng từ phải khớp. Nên hỏi nhà cung cấp có nhận một đơn chung cho nhiều mặt hàng, nhiều địa chỉ không, và hàng được chia cho từng tòa ra sao để người ký nhận ở mỗi tòa đối chiếu được.
Thế Giới Giấy Hà Nội trả lời: chúng tôi nhận đơn gộp gồm giấy, khăn, xà phòng, khử mùi, túi rác, rồi tách địa chỉ giao theo từng tòa. Bạn gửi một danh sách ghi rõ tòa nào, địa chỉ nào, cần mã gì, số lượng bao nhiêu để nhận báo giá cho cả đơn.
5. Kho tầng hầm nhỏ và ẩm: có chia đơn giao theo đợt không?
Kho vật tư của tòa văn phòng thường là một phòng nhỏ dưới tầng hầm hoặc một góc phòng kỹ thuật. Nhập một lần quá nhiều thì chật lối đi, khó kê kệ, hàng nằm kho lâu. Mùa nồm Hà Nội, thường khoảng tháng 2 đến tháng 4, tầng hầm càng ẩm, giấy để lâu dễ hút ẩm, mềm và rách khi dùng.
Câu nên hỏi: có chia một đơn thành nhiều đợt giao nhỏ không, có điều chỉnh lượng theo mùa không.
Thế Giới Giấy Hà Nội trả lời: chúng tôi chia đơn thành nhiều đợt giao nhỏ cho cơ sở kho nhỏ. Bạn báo lượng dùng mỗi tháng và diện tích kho, hai bên thống nhất số đợt. Cách kê kệ, xoay vòng hàng trong mùa ẩm có ở bài bảo quản giấy trong mùa nồm.
6. Có xem mẫu thật trước khi ký không?
Giấy, khăn và hộp đựng nên được cầm, kéo, lắp thử trước khi chốt cho cả tòa. Ảnh trên báo giá không cho biết khăn có bở khi tay ướt không, cuộn có vừa hộp đang lắp không. Cách làm ít rủi ro: lấy mẫu, đặt thử ở khu vệ sinh đông nhất một thời gian, hỏi tạp vụ và người dùng rồi mới quyết.
Thế Giới Giấy Hà Nội trả lời: bạn có thể hẹn xem mẫu tại văn phòng Tầng 25, số 68 Nguyễn Cơ Thạch, Phường Từ Liêm, cùng khu phía tây với nhiều tòa văn phòng ở Mỹ Đình, Cầu Giấy. Nếu ban quản lý không tiện đi, quản lý kinh doanh có thể mang mẫu tới văn phòng hoặc tòa nhà của bạn để tư vấn trực tiếp. Hẹn qua số 0903 004 112 (gọi hoặc Zalo).
7. Giá tính theo gì, khoản nào phải hỏi riêng?
Khi so báo giá vật tư vệ sinh, đừng chỉ so giá mỗi thùng. Hai báo giá cùng giá thùng vẫn có thể khác nhau ở số cuộn mỗi thùng, trọng lượng cuộn, số lần tạp vụ phải thay và lượng giấy bỏ phí, nên hãy so chi phí dùng thực tế trong một tháng cho cùng một khu vệ sinh. Với toilet công cộng, loại giấy cũng ảnh hưởng tới chi phí: theo Thế Giới Giấy, chuyển sang giấy vệ sinh cuộn lớn giúp tiết kiệm 20% chi phí sử dụng giấy.
Những khoản nên hỏi riêng và đề nghị ghi vào báo giá:
- Giá theo mã, theo thùng, áp dụng trong bao lâu.
- Thời gian giao sau khi chốt đơn, chi phí giao nếu có.
- Số lượng tối thiểu cho mỗi đơn, mỗi đợt.
- Hộp đựng đi kèm giấy hay mua riêng, hộp hỏng thì xử lý thế nào.
- Hàng lỗi, hàng ẩm phát hiện khi nhận thì đổi trả ra sao.
Thế Giới Giấy Hà Nội trả lời: chúng tôi không có bảng giá công khai. Giá báo theo mã sản phẩm, số lượng và tần suất lấy hàng của từng cơ sở, nên mỗi tòa nhận báo giá theo nhu cầu của mình. Các khoản trong danh sách trên, bạn hỏi trực tiếp khi nhận báo giá.
Bảng so sánh nhà cung cấp để điền khi nhận báo giá
Chép bảng vào bảng tính hoặc gửi qua Zalo cho người phụ trách mua hàng, thêm một cột cho mỗi nhà cung cấp đang hỏi. Cột cuối là câu trả lời của Thế Giới Giấy Hà Nội.
| Câu hỏi | Nên nghe được | Thế Giới Giấy Hà Nội |
|---|---|---|
| Danh mục một đầu mối | Đủ giấy, khăn, hộp đựng, xà phòng, khử mùi, túi rác, có mã cụ thể | 6 nhóm hàng, gồm An Khang, Roto, Japani |
| Pháp nhân, hoá đơn | Tên pháp nhân và mã số thuế khớp hợp đồng | Hoá đơn VAT từ Công ty Cổ phần Thế Giới Giấy, MST 0308023320 |
| Giao nhận ở tòa nhà | Giao tới tòa, theo quy định nhận hàng | Giao tận nơi mọi quận nội thành; thời gian, chi phí giao hỏi khi báo giá |
| Gộp đơn nhiều tòa | Một đơn, tách địa chỉ theo tòa | Nhận đơn gộp, tách địa chỉ giao theo từng tòa |
| Chia đợt | Chia đơn theo sức chứa kho | Chia đơn thành nhiều đợt giao nhỏ |
| Mẫu thật | Xem, thử trước khi ký | Hẹn xem mẫu tại văn phòng hoặc quản lý kinh doanh mang mẫu tới |
| Giá | Báo giá theo mã, lượng, ghi rõ các khoản phụ | Báo giá theo mã, số lượng, tần suất; không có bảng giá công khai |
Bước tiếp theo: hẹn xem mẫu và nhận báo giá
Gửi cho chúng tôi danh sách tòa, số khu vệ sinh, mã đang dùng và quy định nhận hàng của từng tòa qua form ở trang liên hệ, hoặc gọi, nhắn Zalo 0903 004 112. Bạn có thể hẹn xem mẫu tại văn phòng hoặc để quản lý kinh doanh mang mẫu tới tòa nhà. Gói gợi ý theo từng khu vực sử dụng có ở trang giấy và vật tư vệ sinh cho tòa nhà, văn phòng.
Câu hỏi thường gặp
Có bảng giá sẵn để gửi ban quản lý duyệt trước không?
Không. Thế Giới Giấy Hà Nội không có bảng giá công khai, vì giá phụ thuộc mã sản phẩm, số lượng và tần suất lấy hàng. Gửi danh sách mã và lượng dùng dự kiến, văn phòng gửi báo giá theo nhu cầu để bạn trình duyệt.
Đang có nhà cung cấp, có nên đổi cả tòa một lần không?
Không nên. Lấy mẫu đặt thử ở một khu vệ sinh đông người, kiểm tra cuộn có vừa hộp đang lắp không, nghe phản hồi của tạp vụ vài tuần. Ổn rồi mới chuyển dần từng tầng, từng tòa để kho không tồn lẫn hàng cũ và hàng mới.
Ban quản lý hay nhà thầu vệ sinh nên là bên đặt hàng?
Tùy hợp đồng vệ sinh. Nếu hợp đồng đã gồm vật tư, nhà thầu đặt hàng và chịu trách nhiệm đủ hàng; nếu tòa tự cấp vật tư, ban quản lý đặt. Điều cần thống nhất từ đầu là ai đứng tên trên hoá đơn, ai ký nhận hàng ở từng tòa và ai báo khi sắp hết.